Qué es la información exógena de tu empresa y cómo se debe presentar

La información exógena de tu empresa es básicamente el conjunto de datos de operaciones con tus usuarios o clientes, también es conocida como medios magnéticos y hoy por hoy es uno de los requisitos que está pidiendo la DIAN con el fin de tener información minuciosa de tus transacciones para evitar sanciones futuras. 

Con la implementación de la facturación electrónica y de la Nómina electrónica, la DIAN aumenta sus esfuerzos para que la sistematización de datos sea un proceso más efectivo entre las empresas y las instituciones gubernamentales. Es por esto que hoy queremos contarte qué es la información exógena y cómo generarla. 

¿Qué es la información exógena de tu empresa?

La información exógena de tu empresa también es denominada medios magnéticos, y corresponde al conjunto de datos relacionados con las operaciones con terceros. Estos terceros pueden ser clientes, usuarios o proveedores con los que tengas alguna relación comercial. Este conjunto de datos debe ser enviado periódicamente a la DIAN en formato XML. 

Es importante que tengas en cuenta que este requisito aplica tanto para las personas naturales como para las personas jurídicas,y es un mecanismo que asegura que la persona está haciendo sus procesos de declaración de modo correcto. 

La información debe presentarse en formato XML teniendo en cuenta, que este formato corresponde a un conjunto de registros digitales basado en un texto plano, esto quiere decir que está construido solo con caracteres y no necesita un forma especial para lectura, lo que facilita el proceso debido a que puede ser leído por múltiples sistemas informáticos haciendo que sea más sencilla su clasificación. 

¿Para qué sirve la información exógena?

La implementación del envío de la información exógena o medios magnéticos responde a la necesidad de generar procesos más efectivos entre la DIAN y las personas. De ahí que, la información exógena le permite a la DIAN detectar información inexacta o errores por medio del cruce de información. 

Cuando hablamos de cruces de información nos referimos a dos cosas específicamente. Por un lado, tenemos la comparación en cuanto al cruce de información con terceros, que significa que, si tú tienes una cuenta por cobrar, la otra empresa debe tener una cuenta por pagar, y ambas facturas deben aparecer en los reportes enviados a la DIAN. 

De otro lado, también sirve para el cruce de información interna, que se traduce en que la DIAN puede comparar la información relativa a las declaraciones de IVA, fuente, y otros datos. 

¿Quiénes están obligados a entregar medios magnéticos?

La información exógena o los medios magnéticos deben ser entregados por toda persona natural o jurídica que cumpla con los topes establecidos por la ley. De la misma manera, deben ser entregados por quienes hicieron autorretención y por los agentes de retenciones. 

De esta manera, de acuerdo con lo establecido en el artículo 1 de la Resolución 000070 de la Dian, están obligados a suministrar esta información las personas naturales y sus asimilados, que en los años gravables 2019 y 2020 hayan recibido ingresos brutos superiores a $500.000.000 de pesos, y que la suma de ingresos brutos para el 2020 superen los $100.000.000 de pesos. 

También están obligadas las personas jurídicas y asimilados, y las entidades públicas que en los años gravables 2019 y 2020 hayan tenido ingresos superiores a los $100.000.000 de pesos. Asimismo, personas naturales, jurídicas y sus asimiladas entidades públicas y privadas que durante el año gravable 2020, percibieron rentas de capital y/o rentas no laborales, y otros obligados a retenciones y autorretenciones en la fuente a título de: Impuesto sobre la Renta, Impuesto sobre las Ventas (IVA) y Timbre. 

Cabe aclarar que aunque estos sean los grupos más importantes, en la Resolución 000070 se referencian 18 grupos de personas obligadas a entregar la información. Puedes revisar estos datos en el siguiente enlace: Resolución 00007

Cómo presentar la información

La información exógena debe presentarse por medio de formatos o reportes, usando formato XM, a través de un prevalidador tributario que puedes descargar en la página de la DIAN. La información en torno a las cifras debe ser revisada detalladamente para evitar errores que te puedan acarrear sanciones. 

Los formatos principales postulados por la DIAN, son: 

• Formato 1001: Pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas.
• Formato 1003: Retenciones en la fuente. 
• Formato 1005: Impuesto a las ventas por pagar. (Descontable)
• Formato 1006: Impuesto a las ventas por pagar (Generado).
• Formato 1007: Ingresos recibidos en el año.
• Formato 1008: Saldo de cuentas por cobrar.
• Formato 1009: Saldo de cuentas por pagar.

Con respecto a este proceso y a que siempre le apostamos a la automatización, para ayudarte a solucionar tus necesidades, en Cuenti estamos prontos a lanzar la función para que tu contador pueda extraer de forma fácil y rápida la información exógena.

A grandes rasgos, esto es todo lo que debes conocer sobre la información exógena de tu empresa, cómo funciona, para qué sirve y de qué modo se presenta esta información. Esperamos que estés atento a la información que compartimos, porque nuestra idea es ofrecerle a tu empresa, las herramientas  que necesita para funcionar de modo óptimo.