Guía práctica sobre notas débito en operaciones comerciales

Primero, lo primero, ¿qué son las notas débito?: son documentos financieros que un vendedor emite a un cliente para registrar una cantidad adeudada, aumentar el valor de una deuda ya existente o registrar un aumento en el costo de una transacción comercial.

Se utiliza en situaciones como:

• Corregir errores en la facturación
• Inconsistencias en pagos
• Cobrar intereses por mora
• Incluir nuevos conceptos
• Ajustar el valor de la venta

No te preocupes, ahondaremos en sus usos más adelante. 

¿En qué se diferencia de una nota crédito?: La nota débito aumenta el saldo a favor del vendedor, mientras que la nota crédito lo reduce a favor del cliente.

Procedimiento para generar notas débito

Antes de iniciar el proceso de generación, debes determinar la razón por la que se emite la nota débito, ya sea un error en la factura, recargos a clientes o ajustes en facturación o costos. Luego, sigue los siguientes pasos: 

1. Reune la información necesaria:

• Número de identificación de la nota débito: Debe ser único y consecutivo.
• Fecha de emisión: Fecha en la que se genera la nota débito.
• Nombre y número de identificación del vendedor: Datos de la empresa que emite la nota débito.
• Nombre y número de identificación del cliente: Datos del cliente a quien se le envía la nota débito.
• Número de la factura que se modifica: La nota débito debe estar asociada a una factura original.
• Concepto por el cual se emite la nota débito: Descripción clara del motivo por el que se aumenta el valor de la deuda.
• Valor del débito: Monto que se aumenta al saldo de la cuenta del cliente.
• Impuestos y tasas aplicables: Si aplica, se deben indicar los impuestos y tasas que se deben pagar sobre el valor del débito comercial.

2. Elige el método para generar notas débito:

• Software de facturación: Si utilizas un software de facturación, este puede tener la opción de generar notas débito automáticamente.
• Formato manual: Puedes crear la nota débito en un formato manual, utilizando una plantilla o diseñando tu propio formato.
• Facturación electrónica: Si estás obligado a facturar electrónicamente, también debes generar la nota débito electrónica.

🧐🤓Te recomendamos leer: ¿Cómo ayuda un sistema ERP en la contabilidad de tu empresa? – Cuenti

3. Diligencia la información:

Asegúrate de incluir toda la información necesaria de forma clara y legible.

4. Firma y sella la nota débito:

Si se genera en formato manual, debe estar firmada y sellada por el representante legal de la empresa.

5. Envía la nota débito al cliente:

Puedes enviar la nota al cliente por correo electrónico, correo postal o entregarla en persona.

6. Contabiliza la nota débito:

En tu contabilidad como vendedor se contabiliza como un débito a la cuenta de «Clientes» y un crédito a la cuenta de «Ventas».

En caso de que seas cliente se contabiliza como un débito a la cuenta de «Gastos» y un crédito a la cuenta de «Proveedores».

❗Es importante tener en cuenta que las notas débito electrónicas deben ser transmitidas a la DIAN a través de un proveedor tecnológico autorizado. La no emisión de este documento puede generar multas y sanciones por parte de las autoridades fiscales.

También te puede interesar: Dian: Guía de Notas de Débito y Crédito electrónicas.

Casos comunes que requieren el uso de notas débito

A continuación, te presentamos algunos de los casos más comunes en los que se requiere la emisión de una nota débito:

1. Corrección de errores en la facturación:

• Si se omitió un valor en la factura original.
• Si se cobró un precio incorrecto.
• Si se facturó un producto o servicio que no se entregó.

2. Cobro de intereses por mora:

• Si el cliente no paga la factura en la fecha acordada.
• Si se aplica un recargo por mora en los términos y condiciones de la venta.

3. Inclusión de nuevos conceptos:

• Si se realizan cargos adicionales no contemplados en la factura original.
• Si se ofrecen nuevos productos o servicios al cliente después de la emisión de la factura.

4. Ajuste en el valor de la venta:

• Si el precio de un producto o servicio aumenta después de la venta.
• Si se aplica un descuento o promoción al precio original.

5. Devoluciones o anulaciones de ventas:

• Si el cliente devuelve un producto o servicio.
• Si se anula una venta por mutuo acuerdo entre las partes.

6. Descuentos incorrectamente aplicados en la factura:

• Si se aplicaron descuentos incorrectamente en la factura original.
• Si se olvidaron aplicar descuentos que correspondían.

7.  Costos de envío adicionales o tarifas de manejo:

• Si se incurren en costos de envío adicionales o tarifas de manejo después de la emisión de la factura original.

Recuerda❗

• Conserva una copia para tus registros contables.
• La emisión de una nota débito siempre debe estar justificada por un motivo válido.
• Es obligatorio emitir una nota débito en las situaciones descritas anteriormente.

¿Cuál es el impacto fiscal y contable de las notas débito?

Las notas débito tienen un impacto tanto en la contabilidad como en la fiscalidad de las empresas, que pueden reflejarse de la siguiente manera:

Contabilidad

• Para el vendedor:
  • Aumenta el saldo de la cuenta por cobrar del cliente.
  • Se registra un débito en la cuenta «Clientes» y un crédito en la cuenta «Ventas».
• Para el cliente:
  • Aumenta el saldo de la cuenta por pagar al proveedor.
  • Se registra un débito en la cuenta «Gastos» o «Costos» y un crédito en la cuenta «Proveedores».

Fiscalidad

• Para el vendedor:
  • Puede aumentar el IVA y otros impuestos a pagar, si se trata de un ajuste por un mayor valor de la venta.
  • Se debe conservar la copia del documento para soportar el aumento en los impuestos.
• Para el cliente:
  • Puede aumentar el valor de la compra y, por lo tanto, ser deducible de impuestos, si se trata de un ajuste por un mayor valor de la compra.
  • Debe conservar la copia del documento para soportar el aumento en la deducción de impuestos.

Ten en cuenta que el impacto de las notas débito puede variar según la situación específica de cada empresa, asegúrate de conservar las copias de las notas débito que realices en tu negocio.

Si aún te quedan dudas y quieres consultar con un asesor sobre tu caso específico, Cuenta con Cuenti para ayudarte 😉

Visita nuestras redes sociales Facebook | Instagram | YouTube