Formato de factura de contingencia DIAN: descárgalo y aprende a llenarlo

Cuando hablamos de facturación en Colombia, lo primero que se nos viene a la mente es la factura electrónica y todo lo que conlleva usar este sistema: el datáfono, distintos medios de pago, el software de facturación, pero… ¿qué pasa cuando, por alguna razón, no tenemos acceso a todo este sistema? 

En esos momentos se hace clave que tú y todo tu equipo conozcan sobre el formato de factura de contingencia, un documento que funciona como respaldo para garantizar que la venta se registre y sea válida y legal, incluso cuando tu sistema de facturación o la plataforma de la DIAN está caída. 

En CUENTI sabemos la importancia de esta herramienta, por eso aquí te explicamos cómo usarla, bajo qué situaciones, qué datos debe contener, los errores más comunes que debes evitar y cómo reportarla correctamente para no exponerte a sanciones.

Sabemos que esta información es útil para ti, así que continúa leyendo 😉

¿Qué datos debe tener la factura de contingencia?

En los casos de fallas o inconvenientes técnicos, la contingencia permite que no pierdas ventas a pesar de los problemas técnicos que puedan surgir. Emitir este tipo de factura asegura que el cliente tenga un soporte válido de la operación y que tu empresa mantenga su cumplimiento tributario.

Y por igual ser un documento tributario, la DIAN ha sido clara: debe cumplir con los mismos requisitos de la factura electrónica, con algunos elementos adicionales propios de la contingencia.

Estos son datos mínimos que debe incluir:

• Razón social y NIT del emisor.
• Consecutivo de contingencia autorizado por la DIAN.
• Fecha y hora de emisión.
• Nombre, NIT y dirección del comprador.
• Descripción detallada de los bienes o servicios.
• Valor de la operación: subtotal, impuestos (IVA, retenciones) y total.
• Firma del responsable que la emite.

Al momento de reportarla a la DIAN, esta información debe coincidir exactamente con la factura electrónica que la sustituirá para que no se generen inconsistencias.

Normas y requisitos legales que la rigen

El marco legal principal está en la Resolución 42 de 2020, junto con las actualizaciones posteriores de la DIAN que han fortalecido el esquema de facturación electrónica.

Algunos puntos claves que establece la normativa:

• El emisor debe contar con un rango de numeración autorizado específicamente para contingencia.
• La factura puede generarse en papel físico o en formato digital (PDF o Word), siempre respetando los requisitos.
• El documento debe reportarse a la DIAN en un plazo máximo de 48 horas después de solucionada la falla tecnológica.
• Una vez reportada, la factura de contingencia queda registrada como parte del consecutivo oficial del contribuyente.

Esto significa que no basta con guardar el documento: tienes que asegurarte de integrarlo al sistema electrónico para que sea válido a nivel tributario.

¿Cómo llenar correctamente el formato de factura de contingencia?

Para evitar inconsistencias que puedan generarle sanciones a tu negocio, sigue este paso a paso:

1. Identifica el consecutivo de contingencia autorizado que te corresponde según la resolución de la DIAN.
2. Registra la fecha y hora exacta de emisión para justificar la contingencia.
3. Diligencia los datos del comprador: nombre completo o razón social, NIT, dirección y contacto.
4. Describe claramente el producto o servicio vendido: cantidad, referencia, valor unitario y subtotal.
5. Calcula y detalla impuestos: IVA, retenciones u otros aplicables.
6. Incluye el valor total a pagar y verifica que coincida con el detalle.
7. Firma y entrega copia al cliente en físico o en digital.

Con esta estructura podrás reportar tu factura de contingencia correctamente.

Errores comunes que debes evitar diligenciando el formato de factura de contingencia 

Muchas empresas caen en errores que pueden invalidar el documento o generar sanciones. Los más frecuentes son:

• No usar el consecutivo de contingencia autorizado.
• Omitir la hora exacta de emisión.
• Calcular mal impuestos como IVA o retenciones.
• No entregar copia al cliente.
• Retrasarse en el reporte a la DIAN.

Cada uno de estos errores puede traerte problemas contables, en sanciones económicas e incluso el cierre de tu negocio, dependiendo de la gravedad de la falta. Por eso debes estandarizar el proceso y capacitar a tu equipo.

¿Qué pasa si no reporto la factura de contingencia?

Uno de los errores más graves es emitir la factura de contingencia y no reportarla después a la DIAN. En este caso, el documento se considerará inválido y la operación quedará como no facturada, lo que puede generar:

• Multas por incumplimiento.
• Problemas de cruce de información con el cliente.
• Pérdida de la deducibilidad de costos y gastos.
• Riesgo de investigaciones tributarias.

Buenas prácticas para usar el formato de factura de contingencia

Además de seguir la normativa, hay varias recomendaciones que pueden ayudarte a evitar errores y sanciones:

• Ten siempre listo un formato de contingencia (digital y físico) con los datos de tu empresa.
• Capacita al personal de facturación para que sepa cómo actuar en caso de que se caiga el sistema.
• Mantén copias organizadas de todas las facturas de contingencia emitidas.
• Integra tus registros con nuestro software contable para automatizar el reporte posterior.
• Prueba periódicamente tus procesos internos, simulando una contingencia, para detectar posibles fallas.

Y tú, ¿ya sabes cómo organizar las facturas de contingencia de tu negocio? 😉

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