Contador: ¿todo claro con la causación de facturas en Colombia?

Entender a fondo conceptos como la causación de facturas en Colombia no es solo una buena práctica: es una necesidad para que una empresa pueda ser exitosa en el país, ya que es una de las bases para llevar un control ordenado de los ingresos, gastos y obligaciones tributarias.

Aplicar la causación correctamente permite reflejar de manera fiel la situación financiera de las empresas, planificar mejor, tomar decisiones informadas y cumplir con la normativa vigente.

En Cuenti, sabemos que la contabilidad puede parecer compleja, pero con el apoyo de tecnología fácil de usar y un equipo contable capacitado, puedes mantener tus libros al día sin dolores de cabeza. 💡

En este artículo, te contamos sobre la causación, cómo se diferencia del pago, qué se dice respecto a este concepto en las normas de hoy, y cómo aplicarla correctamente en tus procesos contables. ¿Te interesa? Entonces, continúa leyendo 😉📃

¿Por qué es importante para un contador saber qué es la causación de facturas?

La causación es el momento en que se reconoce contablemente un ingreso o gasto, independientemente de cuándo se recibe o realiza el pago. 

¿Cómo así? Suena enredado, ¿no?😖, en palabras simples: no importa si ya se pagó o no una factura, si la compra o el servicio ya se hizo, debe registrarse el gasto o el ingreso aunque aún no haya habido movimiento de dinero.

❗Si quieres saber un poco más sobre las explicaciones básicas de la causación te recomendamos leer ➡️ Básicos para tu empresa: ¿qué es la causación contable?

Esto es importante porque permite reflejar de forma más precisa la situación financiera de una empresa. Si solo se registraran los pagos realizados el balance no mostraría deudas, ni ingresos por cobrar, lo que afectaría la toma de decisiones financieras, la planeación tributaria e incluso la relación con clientes e inversionistas.

La causación de facturas en Colombia es la base de la contabilidad por el principio de devengo, uno de los pilares de las NIIF adoptadas en el país desde 2009. 

¿Cuáles son las diferencias entre causación y pago?

Es fácil confundirse con estos términos porque, en la vida cotidiana, asociamos un gasto al momento en que se entrega el dinero, no cuando nace la obligación. 

Además, ambas cosas ocurren en el mismo proceso (como una compra), pero en momentos distintos, y el hecho de que algunas todavía manejan contabilidad de caja refuerza la idea de que solo importa el momento del pago.

Para facilitarte las cosas, resumimos las diferencias en un cuadro: 

Importante: normativa vigente sobre causación de facturas

En Colombia, la causación contable está regulada por varias normas que todo contador debe conocer y aplicar correctamente:

• Decreto 2649 de 1993: establece los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia (PCGA), incluyendo el principio del devengo o causación.
• NIIF plenas y NIIF para pymes: exigen que los ingresos y gastos se reconozcan en el momento en que ocurren, no cuando se paga o se recibe dinero.
• Estatuto Tributario (Artículo 105): indica que los costos y deducciones deben estar debidamente soportados con documentos válidos (como facturas electrónicas) y estar causados en el período correspondiente.
• Facturación electrónica: Desde su implementación obligatoria, la factura electrónica se convierte en el documento soporte por excelencia para realizar la causación contable y tributaria de operaciones económicas.

Además, es importante tener en cuenta la Resolución 000042 de 2020, que establece los requisitos de la factura electrónica como soporte fiscal y contable.

Ejemplos prácticos en los que aplicar la causación de facturas en Colombia

Queremos asegurarnos de aterrizar este concepto a situaciones reales que pueden vivir los contadores día a día, así que te traemos algunos casos que te facilitarán entender cuándo reconocer un ingreso o gasto y cómo registrarlo correctamente.

Ejemplo 1: compra a crédito

Una empresa compra insumos el 28 de junio, pero acuerda el pago para el 10 de julio.

• Causación: 28 de junio, fecha en la que recibe la factura y los insumos.
• Pago: 10 de julio, cuando se hace la transferencia al proveedor.

En este caso, el gasto se registra en junio, lo que afecta directamente el resultado del mes y los impuestos correspondientes.

Ejemplo 2: venta con pago diferido

Una empresa emite una factura a un cliente por $10.000.000 (10 millones) el 15 de septiembre, con plazo de pago a 30 días.

• Causación: 15 de septiembre, fecha en la que se emite la factura.
• Ingreso contable: septiembre.
• Pago: cuando el cliente transfiere el dinero, posiblemente en octubre.

Esto permite reflejar correctamente los ingresos del período y calcular bien los impuestos sobre la renta y el IVA.

Ejemplo 3: servicios continuos

Un contrato de mantenimiento mensual por $1.000.000 (un millón). El servicio se presta durante junio, pero la factura se emite el 5 de julio.

• Causación: debe registrarse en junio, cuando se prestó el servicio, aunque el documento llegue después.
• Pago: cuando se transfiera el monto al proveedor.

Este tipo de ajustes se denominan “periodificaciones” y son parte del trabajo contable mensual.

Tips para contadores y financieros sobre la causación de facturas en Colombia

Para aplicar correctamente la causación en tu empresa o en los negocios que asesoras, sigue estas recomendaciones:

✅ Crea una política clara de reconocimiento contable: establece en qué momento se deben reconocer ingresos, costos y gastos.

✅ Revisa los documentos soporte: asegúrate de que toda causación esté respaldada por facturas electrónicas, contratos o documentos válidos.

✅ Lleva un calendario contable riguroso: evita dejar causaciones fuera de período por desconocimiento o falta de seguimiento.

✅ Utiliza el software contable de CUENTI, que te permite registrar automáticamente las facturas recibidas y emitidas, generar reportes financieros actualizados y cumplir con los requisitos fiscales eficientemente.

✅ Cierra mensualmente tus libros contables: realiza conciliaciones entre causación y pagos para detectar errores y evitar omisiones.

Entonces, ¿ya sabes cómo funciona la causación de facturas en Colombia? 😉

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