5 mayo, 2023

¿Cómo elegir un software de administración para mi negocio?

Elegir un software de administración exige observar con detalle los principales beneficios que ofrece, debido a que es una herramienta tecnológica, que tiene como objetivo principal simplificar y sistematizar las tareas administrativas y contables de una empresa.

En estos tiempos, se ha vuelto imprescindible poder automatizar procesos administrativos, para aumentar la eficiencia en la gestión de sus recursos de cualquier empresa.

Por eso, es necesario verificar que sea adaptable a los procesos específicos del negocio y también la calidad de su soporte técnico que brinde.

En este artículo, exploraremos las funciones básicas de un software administrativo, las ventajas de utilizarlo en tu negocio y cómo elegir el mejor software para tu empresa. Solo te tomará 5 minutos.?

Funciones básicas de un software administrativo.

Dependiendo del tipo de software y proveedor, las funciones de un software administrativo pueden variar. Sin embargo, existen algunas generales que debe incluir cualquier sistema.

Algunas estadísticas señalan que cerca del 97% de las empresas que han implementado este tipo de herramientas mejoraron sus procesos y controles. Por eso vamos a conocer algunas de las principales funciones:

  1. Manejo de la Contabilidad: un buen software de administración debe permitir llevar un registro de ingresos y gastos, elaborar estados financieros.
  2. Sistema de facturación electrónica: es importante que el sistema permita emitir facturas electrónicas y llevar un control de las mismas, además de enviarlas a los clientes de forma automática. Esto es por lo general un valor agregado que no se hace indispensable con las nuevas normativas.
  3. Control de inventario: contar con un sistema administrativo en la nube, es poder saber qué productos tienes disponibles en el stock y cuántas unidades hay de cada uno. La información se mantendrá actualizada en tiempo real para agilizar los pedidos y no perder mercancía por vencimiento o desconocimiento de existencia.
  4. Gestión de clientes: dentro de las funcionalidades del software está el poder hacer el manejo correcto de la base de datos de los clientes, donde se almacena información relevante como nombre, correo electrónico, número de teléfono, entre otros datos.
  5. Pago a los proveedores: La herramienta te permite llevar un registro de los proveedores, incluyendo su información de contacto y la documentación necesaria para trabajar con ellos.
  6. Generación de reportes al instante: Como ya hemos visto, un buen sistema de gestión empresarial almacena en la nube gran cantidad de información, lo cual se traduce en la posibilidad de generar reportes actualizados en tiempo real que podrás monitorear desde diferentes lugares en tiempo real.

Ventajas de utilizar un software administrativo.

Sin duda alguna son muchas las ventajas que se tiene al contar con un sistema administrativo para tu empresa, sin embargo, aquí te vamos a mencionar las más importantes. 

Aquí se presentan las más importantes:

  • Optimización de los procesos administrativos.
  • Ahorro de tiempo y recursos.
  • Apoya la toma de decisiones más acertadas.
  • Mejora la comunicación interna de la empresa.
  • Colabora activamente con los proveedores.
  • Anticipas las necesidades de producción.
  • Reduce los costos de inventario.
  • Incrementa la satisfacción de los clientes, al dar respuestas más rápidas.

Como podemos ver contar con un software administrativo en tu empresa se puede convertir en el mejor aliado para tu empresa, ahora queremos que sepas cómo escoger tuyo.?

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¿Cómo elegir el mejor software administrativo para tu negocio?

Ahora que sabemos lo importante que es contar con un software administrativo, es momento de aprender a elegir el que mejor se adapte a tus necesidades comerciales.

A continuación, vamos a mencionar algunas consideraciones a tener en cuenta al momento de elegir un software de administración para tu empresa:

1. Costo: La inversión económica es un factor muy importante a considerar al momento elegir un software administrativo. Debes tomar en cuenta el presupuesto con el que cuente tu empresa y comparar diferentes opciones de software para encontrar la mejor relación calidad-precio.

2. Escalabilidad: que sea capaz de crecer y adaptarse a las necesidades de tu negocio a medida que vaya creciendo, por tanto, es idea que tenga la capacidad de agregar nuevos usuarios, funciones y características.

3. Integración: El software de administración indispensablemente debe ser compatible con otras herramientas que use tu negocio, como el CRM.

4. Funcionalidades: Asegúrate siempre que el software incluya todas las funciones básicas que necesitas, como contabilidad, facturación y control de inventario. Además, es importante que tenga otras funciones específicas, como gestión de proyectos o gestión de recursos humanos.

5. Facilidad de uso: ya que lo van a manejar diferentes personas, es básico que sea fácil de usar y de comprender para los usuarios, especialmente para aquellos que no tienen experiencia en el uso de herramientas de este tipo.

6. Soporte técnico: Es importante que el software cuente con un buen soporte técnico, puesto que siempre pueden surgir problemas o dudas sobre el uso de la herramienta. Asegúrate de que el proveedor ofrezca un soporte técnico rápido y eficiente, con atención personalizada.

7. Seguridad: La seguridad es un factor clave en cualquier herramienta de software, especialmente cuando se trata de información financiera y de clientes. Asegúrate de que cuente con medidas de seguridad adecuadas, como encriptación de datos y sistemas de autenticación seguros.

En resumen, ✍️?️ un programa de gestión empresarial automatizado, puede ser una herramienta fundamental para la gestión de tu negocio, permitiéndote agilizar procesos, ahorrar tiempo y recursos, y tomar decisiones más informadas.

Al elegir el software administrativo para tu empresa, debes tener en cuenta todas tus necesidades según tu presupuesto, más si eres una pequeña empresa. Lo ideal es poder dar la mejor solución de gestión para tu negocio y optimizar tu rendimiento administrativo.

Si quieres conocer más sobre este y otros temas puedes visitar nuestro blog o seguirnos en Instagram.

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Escrito Por: Julie Guirados

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