Escoge el software adecuado para administrar tus finanzas

Elegir software contable o administrativo para tu empresa, es clave para optimizar tareas importantes en todo lo relacionado con tus finanzas y recursos, además, mejora el control operacional y transaccional de la misma.  

Una de las preguntas más frecuentes que se hacen la mayoría de los emprendedores en estos tiempos es ¿Cuál es el mejor software?, y la verdad no hay una respuesta única, lo que sí podemos decirte es que todo va a depender de las necesidades que tenga tu negocio.  

Por suerte, el mercado de los programas de contabilidad para PYMES actualmente ofrece una oferta muy amplia para los emprendedores.

En general, debes tener en cuenta que la herramienta que escojas debe contar con funciones que te ayuden a optimizar el tiempo y la productividad de tu negocio. Por tanto, hará que tu inversión se refleje en mejores resultados.  

Por eso en este artículo te vamos a ayudar a conocer lo que debes tener en cuenta para escoger el mejor software adecuado para administrar las finanzas de tu empresa. Sigue Leyendo

Factores a considerar al elegir un software contable o administrativo. 

Dentro de los retos que debe enfrentar un dueño de una Pyme, es saber escoger el software contable o administrativo adecuado para su empresa.

La mayoría de las pequeñas y medianas empresas por lo general no tienen tiempo para aprender en detalles sobre estos temas y los costos para invertir en estas plataformas tiende a ser reducido. 

Considerando que estás herramientas se han vuelto indispensables para el manejo de contabilidad profesional y así poder realizar el correcto seguimiento de sus gastos e ingresos en tiempo real y cumpliendo con las estipulaciones que exige la ley. 

A continuación, nombraremos lo que debes tener en cuenta para elegir software contable o administrativo, adecuado para tu empresa:  

• Debe ser un software completo, es decir, que los módulos que incluye el sistema cumplan con las funciones de forma general y también a detalle que necesitas.
• Es indispensable que el software cumpla con TODAS las disposiciones fiscales actuales, sobre todo en el tema de la contabilidad, nómina y facturación.
• Debes considerar de entrada que los costos estén de acuerdo a tu presupuesto y tener en cuenta las formas de pagos y las frecuencias de los mismos. Muchos, aparte de comprar por la implementación, hacen cobros por el mantenimiento y actualizaciones.  
• El software debe ser adaptable a la empresa y no de forma contraria, por tanto, es clave que el sistema pueda cubrir las necesidades del negocio y en caso de tener que hacer cambios que sea el software el que se adapte al flujo de trabajo del negocio. 
• Es imprescindible que el software contable o financiero que escojas garantice que tu información debe estar protegida y pueda ser respaldada periódicamente para evitar pérdidas por una eventualidad o desastre. 
• Por último, es súper importante que el proveedor del servicio te ofrezca soporte técnico post compra, que dé respuesta inmediata en caso de necesitarlo. 

Vale mencionar que el software contable o financiero que escojas para tu empresa debe tener la capacidad de crecer contigo, ya que las necesidades que tiene hoy tu negocio no serán las mismas, mañana, por tanto, esta debe ser una inversión que se haga pensando al mediano o largo plazo.  

Consideraciones para Pequeñas y Medianas Empresas.

Lo primero que debemos tomar en cuenta, cuando somos una PYME, es que el verdadero valor de un software contable o administrativo lo encontramos en el tiempo que toma su implementación y su incorporación a los procesos de la empresa.

Por tanto, debemos tener muy claros los procesos que se van a ir automatizando para que el mismo no interrumpa las operaciones de la empresa. 

En tal sentido, Colombia, que presenta una inestabilidad jurídica en el control fiscal y que cada año se legislan nuevas normas que van cambiando radicalmente todos los procesos contables, hay que tomar en cuenta que la flexibilidad del sistema no puede ser negociable para que pueda adaptarse a las nuevas parametrizaciones que requiera la empresa.  

Lo que hace indispensable que desde el comienzo de la implementación del software estés acompañado de tu contador, en el caso de las Pymes recomendamos que procuren siempre escoger softwares nacionales, como el que te ofrecemos en Cuenti, ya que hacen estas actualizaciones de forma automática al cambiar las normativas legales. 

Por lo general, estos sistemas que están dirigidos a pequeñas o medianas empresas suelen ser muy fáciles de usar, sin embargo, como mencionamos en el apartado anterior, es importante que puedas contar con un soporte técnico y un equipo de trabajo que pueda solucionarte tus problemas al momento.  

¿Cómo evaluar las funciones y características necesarias del software contable? 

Primero se debe determinar los objetivos que tiene la empresa, partiendo de allí será mucho más sencillo poder elegir entre las múltiples opciones que ofrece el mercado.  

Es posible que una pequeña empresa puede necesitar solo un paquete de contabilidad simple que no requiera mucho esfuerzo adicional por parte de sus empleados, algunas de las funciones que puede incluir son: facturación, gestión de gastos, impuestos.   

Mientras que una empresa más grande puede necesitar otras funcionalidades más complejas, como gestión de nómina e inventario.  

De esta manera será posible dominar al 100% las finanzas del negocio y ver las oportunidades de crecimiento, cubriendo las necesidades reales.  

Presupuesto y Costo: ¿Qué tan importante es para tu negocio? 

Una de las ventajas que brinda tener un software contable o financiero en tu empresa, es poder manejar con exactitud toda la información financiera de tu empresa y poder tener una mayor capacidad de respuesta ante posibles riesgos que se puedan presentar.  

Llevar al día tu contabilidad, con un sistema automatizado, puede significar un verdadero ahorro para la empresa, además, de lo que ya hemos mencionado que disminuye los gastos de operaciones, también permite garantizar que los cálculos contables sean exactos, reduciendo el error humano. De allí radica su verdadera importancia.  

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