Sistema de facturación electrónica: ¿Cómo ayuda al cierre contable?

Actualmente, son muchas las pequeñas y medianas empresas (MiPymes) que usan el sistema de facturación para el cierre contable, con el fin de agilizar la sistematización manual que se torna tan engorrosa y propensa a los errores.

¿Te interesaría saber qué es y cómo funciona el sistema de facturación electrónica? Y además, ¿Cuáles serían tus beneficios al utilizarlo? Quédate y conócelo en este artículo hecho para ti.

Ves que se aproxima el fin del año y sabes que, como en el anterior, tendrás que pasar muchas horas extra consultando, organizando y seleccionando toda la información para el cierre contable de tu empresa: cuentas de cobro, cotizaciones, pagos a proveedores, órdenes de compra, licitaciones, entre otros requisitos que lo componen.

Por desconocimiento de la facturación electrónica, todavía se gasta mucho tiempo, esfuerzo y, en ocasiones, hasta se olvidan los compromisos del día a día por cumplir con esta exigencia legal, que recae directamente en los tipos de impuestos y vigencias comerciales que se necesitan para el funcionamiento de la empresa.

 Sin un sistema de facturación organizado, efectivo y automático, muchos negocios se están quedando en el pasado con la elaboración manual de este procedimiento.

¿Qué es y cómo funciona el cierre contable?

Para todo el sector comercial, el cierre contable es un procedimiento mediante el cual las empresas conocen su estado financiero al final de cada año. Este es el resultado de un ejercicio del área de finanzas en el que se determinan los activos, los pasivos y el patrimonio de la empresa a partir de la información anteriormente mencionada.

• Los activos se entienden como todo aquello que posee la empresa para su funcionamiento, ya sea en equipos e instrumentos de operación como locales, facturas por cobrar, vehículos, audiovisuales, computadores y otros, así como cuentas por cobrar, cuentas bancarias o dinero;
• los pasivos se entienden, literalmente, como las deudas. Estas pueden reflejarse en cuentas por pagar, alquileres y préstamos, facturas de proveedores o equipos en proceso de compra, así como endeudamientos con organizaciones comerciales, jurídicas o con personas naturales;
• mientras que, por su parte, el patrimonio se entiende como todo lo poseído en el año contable, es decir, todo aquello que posee la empresa legítimamente y constituye su propiedad en caso de tener que responder con ella sus deudas a terceros y otras obligaciones financieras.

Una vez efectuado este cálculo llamado cierre contable, puede realizarse el cierre fiscal, el cual determina las ganancias y las pérdidas de acuerdo a los criterios fiscales sobre los que se calculan los impuestos (IVA e IRPF) sobre las ganancias a pagar o recuperar. Sin lo primero, no se logra lo segundo.

Para la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el resultado fiscal del cierre contable posibilita garantizar la calidad, veracidad y confiabilidad de la información del Registro Único Tributario (RUT), según la Resolución No. 000042 del 5 de mayo de 2020.

A la vez que brinda claridad sobre las tasas de impuestos y promueve beneficios tributarios para las empresas que se encuentran al día.

De manera manual, este ejercicio contable se vuelve dispendioso y agotador, más aún si lo realizas a contratiempo. Sin embargo, al ser un requisito para el adecuado funcionamiento de las actividades comerciales, es necesario mantenerlo actualizado y, en la visión de lo mejorable, lo mayormente optimizado.

Una vez hecho todo este procedimiento, podrás dedicarte a las actividades y compromisos de tu trabajo. Pero, ¿cómo evitar todo lo tedioso que se te vuelve hacer el cierre contable?

¿Qué es y cómo funciona la facturación electrónica?

La facturación electrónica es un sistema de facturación que se implementa para el área de finanzas mediante software diseñados especialmente para esta actividad. Son programas que sirven para una facturación automática que hacen del cierre contable un procedimiento efectivo y verificable.

Esta innovación de las nuevas tecnologías de la información, nace de la necesidad que surgió ante el gran porcentaje de facturas equivocadas hechas manualmente, en las que los errores de digitalización y procesamiento de la información se hacían más que evidentes. Según la Organización para las Naciones Unidas (ONU, 2020), de un 13% a un 16% de las facturas emitidas al año son equivocadas, contienen información errónea.

Sabes que hacer un conteo de la información tributaria cada día es un trabajo desgastante, pero te sirve para realizar tu cierre contable. Con un sistema de facturación podrás ordenar toda la documentación requerida de manera mucho más fácil y confiable.

En la actualidad, las empresas que trabajan con sistemas digitalizados, tienen mayor rendimiento en sus balances, mayor productividad y competitividad en el mercado.

Sin embargo, a pesar de que el sistema de facturación sirve para evitar los “errores humanos” y disminuir los costos de este procedimiento, gran parte de las empresas que lo usan, lo hacen mal, puesto que no reciben las asesorías de expertos en el tema.

Si te interesa adquirir un software de facturación electrónica, podemos ayudarte.

¿Cuáles son los beneficios al usar un sistema de facturación electrónica?

La optimización del cierre contable es posible gracias a la facturación electrónica. Algunos de sus beneficios que puede traer esta herramienta para ti son:

• Te permite ahorrar más del 80% de gastos en papel y en tinta, que son los materiales más usados en el procedimiento tradicional.
• Gracias a su sistema de organización, pueden encontrarse fácilmente todas las facturas, generarse los cobros pertinentes a tiempo y evitar multas por retraso en los impuestos.
• También, los trámites internos de la empresa como las compras, trámites de recepción, gestión documental, generación y contabilidad son simplificados y soportes óptimos.
• Permite la devolución automática de impuestos que implementa la DIAN para el mejoramiento de los servicios.
• Al ser un sistema de facturación electrónica se controla en medios digitales, lo que te facilita el acceso desde cualquier lugar, únicamente teniendo acceso a internet. Recuerda que toda la información es validada previamente por la DIAN.
• La facturación electrónica, también te permite sistematizar y verificar los registros de todos los movimientos de las cuentas y ventas de cada periodo.
• Al realizar un informe contable y revisar de manera detallada el estado financiero, obtienes los datos del comportamiento de tus ventas y puedes tomar mejores decisiones a corto y largo plazo.
• Con la facturación electrónica, podrás basar el plan comercial de tu negocio en el capital de trabajo con el que cuentas.
• Además, contiene un mejor sistema de seguridad para la información suministrada.