Genera Facturas Electrónica: Cumple la legislación vigente

La facturación electrónica es uno de los procesos que cada día toma más fuerza en las pequeñas y medianas empresas en Colombia, debido a la practicidad, eficacia y agilidad que este proceso permite al momento de generar las facturas.

No obstante, y a pesar de su apogeo, son pocas las empresas que comprenden y cumplen a cabalidad la legislación vigente de este tipo de documentos digitales.

Por esta razón y porque siempre estamos pensando en ti, en esta ocasión te traemos un paso a paso que te explicará cómo generar facturas electrónicas de manera eficiente, teniendo en cuenta toda la normatividad vigente impuesta por el gobierno nacional y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

¿Cómo generar facturas electrónicas?

¡Vamos con lo primero! Generar una factura electrónica es un proceso bastante sencillo si cuentas con un software contable que cumpla con toda la normatividad exigida por la DIAN.

Una vez estés seguro de esto, debes seguir el paso a paso que te señalaremos a continuación:

• Autentícate: antes de iniciar el programa te pedirá que te autentiques con el usuario y contraseña que creaste con anterioridad.
• Almacena: antes de comenzar a generar la factura, debes almacenar los datos de tu cliente, por ejemplo: nombre completo, tipo y número de documento, número NIT, dirección de residencia, número telefónico, entre otros.
• Generar la factura: una vez hayas realizado los dos pasos anteriores, es momento de llenar los siguientes datos:
  • Tipo de factura (debe aparecer como factura de venta).
  • Nombres y apellidos del cliente o empresa.
  • Razón social o NIT de quien está prestando servicio o vendiendo el producto.
  • Nombres, apellidos, razón social y NIT de la persona o empresa que realiza la compra.
  • Nombre, razón social y NIT de quien imprime la factura de venta.
  • Hora y fecha en la cual se emitió la factura.
  • Valor de la transacción.
  • Forma en la que se realizó el pago del bien o servicio (efectivo, tarjeta de crédito o débito).
  • Breve descripción de cuáles fueron los productos, servicios o bienes que se comercializaron.
  • Impuestos que le tocan al comprador por los productos que está comprando.
  • Señalar la calidad del retenedor del IVA (impuesto sobre las ventas).

Si quieres conocer a fondo todos los detalles sobre cómo emitir la factura electrónica según la DIAN, no te puedes perder esta información. ?

• Emisión: en el momento en el que rellenes todos los datos señalados en el paso anterior y compruebes que no tienes ningún error, debes guardarla. Esta quedará almacenada en la carpeta que hayas destinado para este fin.

Para emitirla debes ir a esa carpeta, seleccionarla y hacer clic en la opción enviar y listo, así de fácil podrás generar la factura electrónica.

• Revisión de estado: si en algún momento necesitas consultar el estado de las facturas que ya has emitido, puedes hacerlo en cualquier momento y a cualquier hora, pues estás, quedan alojadas en la nube, en la carpeta que con anterioridad creaste para ello.

Recuerda que varios softwares del mercado también te dan la posibilidad no solo de emitir factura; sino también de recibir.

¿Cuál es la legislación vigente de la factura electrónica?

Para este tipo de procesos, es fundamental que tengas en cuenta cuál es la legislación que rige en este momento, pues es tu responsabilidad como comerciante y empresario mantenerte informado de los cambios que esta tenga. Recuerda que el desconocimiento de la norma no te exime del cumplimiento de esta.

En esta línea de sentido, las normas emitidas por el gobierno nacional que se encuentran más actualizadas son las siguientes:

1. Resolución 1092 de 2022: esta resolución es de suma relevancia, ya que en ella la DIAN establece el calendario para la implementación de 5 UVT (Unidad de Valor Tributario) con el propósito de emitir documentos equivalentes a través del sistema POS.

Recuerda que estos documentos son utilizados como comprobantes de transacciones comerciales realizadas con consumidores finales y se distinguen de las facturas electrónicas.

Aprende, en menos de 5 minutos ⏳, cuál es el valor del UVT para el 2023 que fue establecido por la DIAN.

• Circular 00007 de 2022: En esta circular, la Dirección de Aduanas Nacionales estableció que al facturador le queda prohibido solicitar documentos o datos que no estén explícitamente mencionados en la ley, es decir, los requisitos estipulados en la Resolución 000030 de 2019.

¡Conoce en cada uno de sus por menores! ¡Qué es lo que dice la Circular 00007 de 2022!

¿Quiénes están obligados a generar la factura electrónica en Colombia?

De acuerdo con lo dispuesto por la DIAN, quienes están obligados a facturar de forma electrónica para cumplir con la normatividad vigente son los siguientes contribuyentes:

• Responsables del Impuesto Nacional al Consumo.
• Responsable de IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido).
• Todos los comerciantes, prestadores de servicios, importadores o los consumidores finales.
• Personas inscritas al Régimen Simple de tributación.

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