¿Debemos incluir los códigos QR en nuestra factura de venta?

Desde 2020 la DIAN requiere que incluyamos códigos QR en nuestra factura electrónica. Estos lineamientos están establecidos en la Resolución 000042 de ese año, y se introdujeron como parte de las medidas que tomó la entidad para mejorar la seguridad, autenticidad y accesibilidad de la información en las transacciones comerciales.

En un inicio, la implementación de los códigos QR era únicamente para los documentos de facturación electrónica; sin embargo, con la modernización e innovación de los procesos tributarios, ahora también tenemos la opción de incluir el código QR en la tirilla de compra que se entrega al cliente. 

Los códigos QR ayudan a verificar la autenticidad de las facturas electrónicas y físicas, y facilitan el acceso a la información de la factura. Es decir, que los clientes y las autoridades pueden escanearlos y acceder a detalles de la transacción de manera fácil y rápida. 

El uso es obligatorio para la facturación electrónica, pero no es obligatorio incluirlos en la tirilla física, es una decisión opcional e individual, pero ten en cuenta que puede mejorar la experiencia del cliente y traer beneficios a tu negocio.

¿Quieres saber más sobre esta herramienta y los beneficios que trae su uso para ti y tus clientes? Cuenti te lo cuenta 😉, así que continúa leyendo 🔥

¿Para qué son y cómo funcionan los códigos QR en facturas?

La integración de los códigos QR en las facturas (tanto electrónicas como físicas) mejora la transparencia y seguridad del proceso de facturación, y garantiza, no solo para ti sino también para tus clientes, un cumplimiento fiscal y contable, fácil y eficiente.

Pero… ¿Para qué son exactamente?

Para verificar la autenticidad de las facturas electrónicas y las tirillas de compra; al ser escaneados, los códigos QR permiten el acceso a los detalles de la transacción registrados en el sistema, asegurando que la compra cumple con las normas tributarias.

También para acceder a información detallada por medio de una copia digital de la factura, que incluye todos los detalles de la transacción (lista de productos, precios, descuentos, impuestos aplicados y monto total).

Para el cumplimiento de las obligaciones tributarias de los clientes y de la empresa. La información que se obtiene por medio del código sirve para el cumplimiento de las obligaciones fiscales de ambas partes, y sirve de soporte para las declaraciones de impuestos, por ejemplo.

Para mejorar el servicio y relación con el cliente, enlazando el QR no solo a los datos de las transacciones, sino también a servicios como encuestas de satisfacción, programas de fidelización o promociones futuras.

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¿Cómo funciona la tecnología de facturación QR para mejorar la experiencia del cliente?

La tecnología de facturación QR está ligada a los softwares contables. Estos sistemas son los que se encargan de generar los códigos QR para las facturas electrónicas y tirillas de compra. 

Esto se hace mediante un proceso automatizado que codifica la información de la transacción de manera que pueda ser leída por dispositivos móviles.

Te explicamos un poco cómo funciona este proceso a nivel técnico

1. Recopilación de datos: el software recoge toda la información de la transacción y detalles específicos de la venta.
2. Los datos del QR incluyen:
   1. Número de la factura.
   2. Fecha y hora de emisión.
   3. NIT del emisor y del receptor.
   4. Valor total de la factura.
   5. URL para la verificación en el portal de la DIAN.
3. Estructuración de la información: el sistema estructura los datos según las especificaciones técnicas de la DIAN, lo que garantiza que el QR contenga todos los elementos necesarios para su validación.
4. Codificación de la información: el sistema toma la información estructurada, se convierte en un formato que puede ser codificado y crea la imagen gráfica que se escanea para ver los datos de la transacción.
5. Inserción en la factura y tirilla: una vez generado, el código QR se inserta automáticamente en la plantilla de la factura electrónica y en la tirilla de compra de manera visible.

Otros aspectos a tener en cuenta:

• El software genera el QR automáticamente para cada factura electrónica y tirilla. Es decir, un QR por transacción. Si el cliente no pide factura electrónica, y, por tanto, el negocio solo entrega la factura física, el cliente tiene la opción de generarla por su cuenta por medio del QR que se encuentra en su tirilla de compra.
  
• Es importante que eduques a tus clientes en cuanto a la presencia y propósito de los códigos QR en las facturas. Puedes hacerlo mediante señalización en los puntos de pago, instrucciones impresas en las facturas o por medio de explicaciones breves del personal.

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Beneficios de implementar códigos QR en la facturación

La digitalización de documentación comercial por medio de códigos QR en las tirillas de compra y las facturas electrónicas ofrece una serie de beneficios tanto para los clientes como para los negocios. Te contamos algunos de estos beneficios. 

Para empresas:

• Automatiza la recopilación y almacenamiento de los datos de las transacciones.
• Facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales al proporcionar un medio fácil y seguro para registrar las transacciones.
• Agiliza el proceso de emisión y validación de facturas.
• Mejora la precisión en la gestión de inventarios, ya que la información de los códigos QR se puede utilizar para actualizar los niveles de inventario en tiempo real.

Para clientes:

• Permite verificar la validez y la información de las facturas de manera rápida y sencilla.
• Aumenta la confianza en la autenticidad de las transacciones.
• Facilita el acceso a los detalles de la compra para propósitos de contabilidad y auditoría.
• Facilita los procesos de devoluciones y reclamaciones de garantías.
• Permite el acceso a posibles promociones personalizadas y programas de fidelización que pueden estar enlazados en el QR.
• Le da a los clientes la posibilidad de acceder a encuestas de satisfacción y canales de comunicación al cliente.

¿Aún tienes dudas sobre los usos de la facturación electrónica? Cuenta con Cuenti, nuestro equipo te ayudará a resolver tus dudas 😉

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