Aprende con Cuenti: guía completa sobre el POS electrónico DIAN

¿Te confunden los cambios que se proponen en el POS electrónico DIAN?, ¿no estás seguro sobre cómo implementarlo en tu empresa?, ¿tienes preguntas al respecto? En Cuenti queremos resolver tus dudas, por eso traemos esta guía para ti. 

El sistema del POS electrónico facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales y optimiza la gestión operativa y administrativa de las empresas. En este artículo te contaremos las normas y requisitos, las ventajas y cómo realizar la implementación en tu empresa de manera exitosa.

Continúa leyendo y sigue esta guía para saber todo lo que necesitas sobre el software de punto de venta 🤓

¿Qué es el POS electrónico?

Es una modalidad de facturación electrónica para la emisión de facturas de venta minorista a través de un software de punto de venta. Es una solución digital que sustituye a las facturas físicas en papel, simplificando el proceso de facturación.

Normas y requisitos del POS electrónico

Implementar un sistema POS electrónico implica que cumplas con una serie de normas, y sigas una serie de requisitos específicos establecidos por la DIAN. Todas estas regulaciones aseguran que el proceso de facturación se realice de manera segura y transparente, conforme a lo que exige la ley. 

Normas que cobijan al POS electrónico

1. Decreto 2242 de 2015: reglamenta las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica y establece los lineamientos generales que deben seguir las empresas para emitirlas.

2. Resolución 000042 de 2020: define los requisitos técnicos y funcionales que deben cumplir las facturas electrónicas.

3. Resolución 000165 de 2023: actualiza y amplía los requisitos técnicos y funcionales para la facturación electrónica, para seguir adaptando el sistema a las necesidades del entorno digital y regulatorio.

❗Te recomendamos leer: ¿Qué es la Resolución 165 para la facturación electrónica?

Requisitos del POS electrónico exigidos por la DIAN

1. Requisitos técnicos

• Conectividad a Internet: el software POS debe estar conectado a Internet para enviar las facturas electrónicas a la DIAN en tiempo real.
• Compatibilidad con dispositivos: debe ser compatible con los dispositivos utilizados en el punto de venta (impresoras, lectores de código de barras y terminales de pago).
• Seguridad de la información: debe contar con medidas de seguridad robustas, como el cifrado de datos y el uso de firewalls, para proteger la información financiera y personal de los clientes.
• Certificado digital: Tu empresa debe contar con un certificado digital emitido por una entidad certificadora autorizada por la DIAN.

2. Requisitos funcionales

• Emisión automática de facturas: el POS debe emitir automáticamente una factura electrónica por cada transacción de venta realizada.
• Gestión de inventarios: debe estar integrado con la gestión de inventarios para actualizar automáticamente las existencias de productos después de cada venta. Si bien esta no es una exigencia de la DIAN, sí ayuda al éxito de la empresa. 
• Reportes y auditorías: El POS debe generar reportes detallados de ventas para facilitar auditorías internas y externas.

Ventajas a nivel fiscal de usar el POS electrónico DIAN

La implementación correcta y exitosa del POS electrónico trae ventajas y beneficios para las empresas, que aportan a que cumplan con sus obligaciones y optimicen la gestión financiera y administrativa, y así continúen y tengan éxito en el mercado.

Estas son algunas de las ventajas que obtendrás al usar el POS electrónico en tu empresa:

1. Cumplimiento fiscal

Garantiza el cumplimiento de las normativas fiscales vigentes, incluyendo la emisión de facturas electrónicas que cumplen con todos los requisitos establecidos por la DIAN, lo que reduce el riesgo de sanciones y multas por parte de las autoridades fiscales.

2. Optimización del flujo de caja

El emitir y recibir facturas electrónicas de manera automatizada, agiliza el proceso de cobro y pago, mejorando la liquidez de la empresa, y la trazabilidad y el control de las transacciones financieras facilitan la planificación y gestión del flujo de caja.

3. Reducción de errores y fraudes

El sistema POS minimiza los errores en la emisión de facturas y reduce el riesgo de fraudes fiscales, y las medidas de seguridad del software protegen la información y evitan manipulaciones indebidas.

4. Facilidad en la declaración de impuestos

La integración del POS electrónico con los sistemas de gestión contable facilita la generación de reportes y declaraciones de impuestos, ya que la información de las facturas puede ser utilizada para elaborar declaraciones precisas y completas.

🤓Encuentra en este artículo aún más beneficios: Así se beneficia mi negocio con la facturación POS en Colombia.

Implementa el POS electrónico en tu negocio

Te contamos cómo es el proceso para que puedas comenzar a disfrutar los beneficios de manera rápida y sencilla:

Paso 1: verifica si estás obligado a facturar con POS electrónico DIAN

Puedes consultar el calendario de obligatoriedad por sectores económicos en el sitio web de la DIAN.

Paso 2: reúne los requisitos técnicos y legales mencionados anteriormente.

Paso 3: elige un proveedor autorizado de facturación electrónica

Cuenti es un software autorizado por la DIAN que te brindará todo lo necesario para la emisión de facturación electrónica. Es importante que elijas un proveedor confiable y con experiencia en la implementación de esta modalidad de facturación.

Por eso, y mucho más, Cuenta con Cuenti.

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