¿Facturación electrónica POS o POS electrónico?

Un nuevo POS electrónico entra en vigencia este 2024

Desde el año 2020, cuando se hizo obligatoria la expedición de factura electrónica para toda persona que enajene bienes o servicios en Colombia, se creó una excepción para que algunos contribuyentes pudieran emitir también un documento equivalente a la facturación electrónica, el cual es conocido como factura POS.

Sin embargo, para este 2024 la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) ha propuesto unos cambios y al iniciar el segundo trimestre del año la implementación del POS electrónico, un documento equivalente al tiquete POS físico, será obligatoria para todos los contribuyentes.

Este documento, al igual que la factura electrónica y la factura POS, debe ser generado por un software especializado y aceptado por la DIAN, el cual se desarrolla a través de un sistema de punto de venta para sistematizar el control de muchos procesos como las ventas e inventarios.

Es importante aclarar que la DIAN establece “que quienes actualmente expiden los documentos equivalentes a la factura de venta, podrán decidir no implementar el documento equivalente o POS electrónico y en su lugar facturar electrónicamente la totalidad de operaciones de venta.” 

¿Qué debe contener el POS electrónico?

Para que el POS electrónico o documento equivalente electrónico sea válido a la hora de expedirlo debe cumplir con los siguientes requisitos señalados en el artículo 19 del capítulo dos de la resolución 000165 de noviembre de 2023.

Requisitos generales: 

• Estar inscrito en el RUT.
• Tener un sistema POS que cumpla con los requisitos técnicos establecidos por la DIAN.
• Obtener un software de facturación electrónica autorizado por la DIAN.
• Solicitar la habilitación del POS electrónico en la DIAN.
• Transmitir la información de las transacciones a la DIAN en línea o de forma offline.

Requisitos específicos del POS electrónico:

• Denominarse «Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema POS».
• Incluir la siguiente información:
  • Fecha de expedición.
  • Número consecutivo.
  • NIT del vendedor.
  • Descripción de los bienes o servicios vendidos.
  • Valor total de la venta.
  • Impuestos discriminados.
  • QR con la información de la transacción.

❗Ten en cuenta que los requisitos específicos del documento pueden variar dependiendo del tipo de contribuyente y del tamaño de la empresa. Consulta con la DIAN o con el equipo de soporte de Cuenti para obtener más información sobre los requisitos del POS electrónico.

¿Quiénes deben hacer uso del nuevo POS electrónico?

Esta nueva normatividad es aplicable para los contribuyentes que se encargan de expedir estos documentos, es decir, quienes venden bienes o servicios, y otorga beneficios tributarios al comprador cuando es identificado en el documento.

Los siguientes contribuyentes NO están obligados a usar el POS electrónico:

• Régimen Simple de Tributación (RST).
• Personas naturales que no sean responsables del IVA.
• Contribuyentes que realicen ventas exentas de IVA.

Sin embargo, la DIAN recomienda a todos los contribuyentes que consideren la posibilidad de implementar el POS electrónico o la facturación electrónica, ya que ofrecen ventajas como:

• Agilización del proceso de facturación.
• Reducción de costos.
• Mejora del control de las operaciones comerciales.
• Mayor trazabilidad de las operaciones.
• Mejor control fiscal por parte de la DIAN.

Los contribuyentes deben realizar la transmisión de la información a la DIAN de forma inmediata en la mayoría de los casos, y esto lo logran por medio de un software actualizado que sea autorizado por la institución.

Este debe contar con mecanismos de protección contra el acceso no autorizado, la modificación o la eliminación de la información.

Deducibilidad del nuevo documento equivalente

¿Bajo qué condiciones es deducible?

1. Identificación del comprador: Si el POS electrónico identifica al comprador con su nombre o razón social y NIT.

Si no se incluye esta información, el POS electrónico no será deducible.

2. Monto de la compra: No hay límite de valor para la deducibilidad del POS electrónico,  diferencia del tiquete POS físico, que solo era deducible para compras inferiores a 5 UVT.

3. Requisitos formales: Si el POS electrónico cumple con los requisitos técnicos y legales establecidos por la DIAN.

Estos requisitos incluyen la inclusión de información específica como la fecha de expedición, el número consecutivo, el NIT del vendedor, la descripción de los bienes o servicios vendidos, el valor total de la venta y los impuestos discriminados.

4. Soporte de la compra: Si el POS electrónico es conservado por el contribuyente como soporte de la compra, ya que este debe ser presentado a la DIAN en caso de una revisión fiscal.

¿Cuándo no es deducible el POS electrónico?

• Si no se identifica al comprador.
• Si se utiliza para compras personales.
• Si no se cumplen los requisitos formales establecidos por la DIAN.
• Si no se conserva como soporte de la compra.

Ten en cuenta que la deducibilidad del POS electrónico está sujeta a las normas generales del impuesto sobre la renta, como contribuyente debes consultar con un profesional para determinar si el POS electrónico es deducible en tu caso particular.

Características técnicas del sistema de POS electrónico

Para poder expedir un POS electrónico, el sistema POS debes cumplir con los siguientes requisitos técnicos:

1. Hardware: contar con un computador o dispositivo móvil con capacidad de procesamiento y almacenamiento, una impresora térmica para la impresión del tiquete POS electrónico y lector de código de barras (opcional).

2. Software: debes contar con un software de facturación electrónica autorizado por la DIAN, un módulo específico para la generación del POS electrónico y conexión a internet para la transmisión de la información.

3. Seguridad: el sistema con el que elijas realizar el POS electrónico debe garantizar la seguridad de la información y contar con mecanismos de protección contra el acceso no autorizado, la modificación o la eliminación de la información.

4. Cumplimiento de la normatividad: el sistema que elijas debe cumplir con todas las normas técnicas y legales establecidas por la DIAN para la expedición del POS electrónico.

Requisitos técnicos específicos

Características Técnicas que debe contener un Sistema de Facturación POS.

• Generar un archivo XML con la información del POS electrónico.
• Firmar digitalmente el archivo XML.
• Transmitir el archivo XML a la DIAN en línea o de forma offline.
• Almacenar el archivo XML por un período mínimo de cinco (5) años.

Si aún tienes dudas o quieres adquirir un el sistema de POS electrónico para tu empresa o negocio, contáctanos➡️📱.

En Cuenti contamos con un equipo experto para ayudarte y generar tus facturas en cumplimiento con todos los requisitos exigidos por la DIAN.

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Artículo original escrito por Julie Guirados