Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados

Es posible que en este momento escuches el término documento soporte o documento soporte de pago por todas partes. Incluso, nosotros tenemos un artículo sobre el documento soporte de pago en nómina electrónica. No obstante, es importante aclarar que comercialmente la DIAN denomina a este documento “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados” 

Esto último es súper importante, porque aquellos que no están obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, se sienten un poco confundidos con respecto al tema. Pensando en esto, hoy queremos contarte todo lo que sabemos sobre el Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados. 

¿Qué es el documento soporte?

Antes de comenzar, lo primero que tienes que recordar es que este documento ya existía. La novedad que se introduce, es que ahora este documento tendrá un rango de numeración que viene autorizado por la DIAN. 

¡Ahora sí! Se denomina documento soporte, al documento que se usa para justificar la compra de un producto o servicio, que debe ser creado específicamente por el comprador en los casos en los que adquiera un bien o servicio con un proveedor que no está obligado a generar factura de venta o un documento equivalente. 

El documento soporte lo debe emitir el comprador, por medio de un documento numerado y autorizado por la DIAN, teniendo en cuenta que cumpla con datos como deducciones, costos o impuestos descontables. 

¿Para qué se emite este documento?

El objetivo de este documento, es que exista un soporte de las transacciones generadas con aquellos proveedores que no están obligados a emitir factura o documento equivalente, todo esto con miras a registrar debidamente la transacción, contabilizarla y soportar los costos, los impuestos descontables y otros conceptos como deducciones. 

Es preciso tener en cuenta que, como mencionamos anteriormente, en el caso de este tipo de proveedores es obligación que el comprador emita este documento. 

Esta modalidad de emisión de documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados, es usada principalmente por aquellas empresas o comerciantes independientes que están obligados a declarar renta o simplemente para mantener sus gestiones comerciales desde una óptica de transparencia frente a la DIAN. 

El gran beneficio del documento soporte es que le permite al comprador tener todas sus compras debidamente documentadas para efectos de sus declaraciones tributarias. 

¿Cuáles son los requisitos para emitir el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados?

Como en la mayoría de procesos estipulados por la DIAN, existe una serie de requisitos que deben cumplirse de acuerdo con la Resolución 00042 de 2020. Dichos requisitos son: 

1. El documento debe ser denominado específicamente como “documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados”
2. Tener explícita la fecha de operación, que debe ser exactamente la fecha en la que se genera el documento. 
3. Debe incluir nombre o razón social del vendedor o prestador del servicio, acompañado del Número de Identificación Tributaria (NIT). En el caso  de los contratos suscritos con “no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario -RUT” la inclusión del Número de identificación Tributaria NIT, se entenderá como cumplido a través de la identificación otorgada desde el país de origen del proveedor calificado como “no residente”.
4. El documento debe incluir el nombre completo o razón social del comprador o quien adquiere el bien o servicio, acompañado del Número de Identificación Tributaria (NIT) 
5. Es vital incluir el número correspondiente al sistema de numeración consecutiva de documento soporte, en donde se incluye el número, el rango y la vigencia estipulada por la DIAN. Es preciso tener en cuenta que con relación a las especificaciones de la numeración en adquisiciones efectuadas a proveedores no obligados a facturar, el comprador puede indicar una numeración propia, hasta el momento en el que la  DIAN ponga a disposición del público las especificaciones citadas, a través del servicio informático electrónico.
6. Se debe especificar claramente la descripción del bien o servicio adquirido por el comprador. 
7. Detallar el valor total de la transacción efectuada. 

Plazo para la emisión del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente

Ahora que tienes claro todo lo relativo a la emisión del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, es preciso que tengas en cuenta que la DIAN ya realizó el ajuste en el Sistema Informático Electrónico de Numeración, para que tengas la posibilidad de solicitar los rangos de numeración para el documento soporte en adquisiciones con no obligados a emitir factura o documento equivalente. 

Lo anterior se sustenta en el Comunicado No. 55 del 21 de julio de 2020, en el cual la DIAN informa que el requisito del numeral 5 del artículo 55 de la Resolución 42, será una exigencia a partir del 15 de agosto de 2020. Todo esto,  teniendo en cuenta que quienes ya tengan rangos autorizados podrán hacer uso de los mismos cuando lo necesiten. 

¿Quiénes no están obligados a emitir factura o documento equivalente? 

Para que te hagas a una idea más clara de cuándo deberás emitir el documento soporte, debes tener claro que de acuerdo con lo postulado en la Resolución 00042 del 5 de mayo de 2020, los sujetos que no están obligados a emitir factura o documento equivalente son:

1. Bancos, corporaciones financieras y compañías de financiamiento.

2. Cooperativas de ahorro y crédito, organismos cooperativos de grado superior, instituciones auxiliares del cooperativismo, cooperativas multiactivas e integrales, y fondos de empleados.

3. Personas naturales de que tratan los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del Estatuto Tributario, siempre que cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, como no responsable del impuesto sobre las ventas -IVA.

4. Personas naturales de que trata el artículo 512-13 del Estatuto Tributario, siempre y cuando cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, para ser no responsables del impuesto nacional al consumo.

5. Empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros.

6. Personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades.

7. Personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el impuesto sobre las ventas -IVA, que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a tres mil quinientas (3.500) Unidades de Valor Tributario -UVT. Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.

8. Prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.

Esperamos que con este artículo hayas comprendido a profundidad de qué se trata el Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados. Recuerda que en Cuenti nos encanta ayudarte a que tu gestión contable sea 100% efectiva y creamos este espacio exclusivamente para que puedas comprender más fácil todo lo relativo a la Nómina Electrónica.