¿Qué es un Kardex? Todo lo que debes saber

Un Kardex es un documento administrativo de control, que se puede encontrar en los softwares contables. Se usa para mantener un registro de las salidas y entradas del inventario de productos básicos que tiene una empresa en un período de tiempo determinado.

Así, todo se podrá tener por un costo unitario y clasificado, para conocer las similitudes que existen entre sus propiedades. Estas son conocidas como tarjetas Kardex que se utilizan en el inventario al ingresar datos de la mercancía. 

La información contenida dentro de un kardex tiene carácter de gestión, sin la necesidad de realizar inventario físico, como se hacía anteriormente. Lo que representa un ahorro en tiempo y dinero para las empresas, al poder automatizar dichos procesos.

Por otra parte, este sistema también ayuda a rendir las cuentas con los registros, para todo lo relacionado con la declaración de impuesto que deben cumplir las empresas.

¿Qué contiene una tarjeta Kardex?

De entrada, encontraremos un grupo de casillas que debe ser llenado por parte de la persona encargada del manejo del Kardex, muchas se hacen de forma automática luego de introducir algunos datos de los productos.

Las casillas son las siguientes:

• Producto
• Referencia
• Proveedor
• Cantidad Máxima y Cantidad Mínima

Ahora bien, algunas se deben llenar con datos específicos y costos del producto. Los cuales son importantes y se deben ser datos reales, debido a que influyen en el resultado final.

• Fecha: en el que entra a la empresa la cantidad determinada de cierto producto.
• Detalle: es el tipo de acción que ha realizado la empresa, si una compra o una venta.
• Entradas: incluye la cantidad, para el número de elementos, valor unitario de cada elemento y la del valor Total de los elementos.
• Salida: Es similar a la anterior, utilizada para las ventas, con las casillas de Cantidad, Valor Unitario y Valor Total.
• Saldos: El sistema reflejará la existencia que queda para la empresa del producto en cuestión.

De esta manera, la empresa podrá tener de manera sistematizada todos estos datos que le permitan manejar correctamente su inventario.

Pero…

¿Qué es un Inventario? en el Kardex

Es prioritario aclarar que un inventario no puede ser definido solamente como la suma de mercancías que están en una empresa con la finalidad de ser vendidas, es además, todos aquellos artículos que son adquiridos por una empresa con la intención de utilizarlo para su objeto social. 

Es decir, que según el tipo de empresa, pueden haber un mismo producto que sea utilizado de distinta manera y aún así son considerados como parte de inventarios diferentes. 

Por ejemplo, para una mueblería una silla es un artículo que forma parte de su inventario de venta, mientras que para un banco esa misma silla es mobiliario para uso de sus empleados, es decir, su finalidad no es transaccional y debe ser incluido es un inventario particular.

Es muy importante tener presente estas diferencias al momento de establecer los objetivos de uso del Kardex, porque teniendo claro cuáles son las propiedades materiales de una empresa y en qué categoría deben estar, será posible llevar un mejor control de los costos. 

Sistema de Inventarios.

Actualmente el control de inventario se puede realizar a través de los dos sistemas de inventarios que existen, que a continuación definiremos:

1. El sistema de inventarios permanente: es conocido también como “sistema perpetuo”, se caracteriza por utilizar el kardex como parte fundamental de su operación. Lleva registro individual y permanente de cada movimiento relacionado con el inventario. Es así como el costo de ventas se conoce en el preciso momento de la venta, por tanto, no es necesario realizar otras operaciones al final del período.
2. El sistema de inventarios periódico:  por lo general no es usado por empresas que desean tener un estricto orden en sus inventarios, debido a que su principal debilidad es que no se conoce en tiempo real la cantidad de existencia ni el costo de las mismas. Este sistema realiza un conteo físico de las unidades de cada producto para poder determinar la cantidad.

Métodos de Valoración de los Inventarios o Tipos de Kardex.

Para poder determinar el costo de venta de cada producto, es necesario aplicar un método que pueda asignar un valor justo y razonable a los inventarios de un mismo producto que al momento de adquirirlos no han tenido un mismo costo.

Hasta el momento existen tres tipos de Kardex, que permiten realizar este proceso, cada uno tiene diferentes técnicas, que te explicaremos a continuación:

1. Método de Últimas Entradas y Primeras Salidas (UEPS): Se trata de que las últimas unidades en entrar sean las primeras en salir, las primeras que se venden. De esta forma se mantienen bajos los activos, menores utilidades y bajos impuestos. Sin embargo, no se permite en muchos países, donde se le conoce también como LIFO.
2. Método de Primeras Entradas y Primeras Salidas (PEPS): Al contrario de la anterior, se emplea para conocer cuándo la unidad que es adquirida primero, se vende de primero. Este tipo de método se usa con la finalidad de que no se tengan pérdidas o exista deterioro del producto. En algunos países se le conoce como FIFO (en inglés).
3. Método del Promedio Ponderado: consiste en realizar un promedio de todas las unidades para asignarles un costo, es decir, se suma el costo de todas las unidades tantos las existentes como las nuevas, para luego dividir en el número total de unidades, lo cual dará en promedio el costo de cada unidad. De esta forma se busca la actualización de los precios en cada una de las compras que se realicen.

Ya puedes aplicar el sistema de inventario Kardex a tu empresa

Ahora que conoces todos lo beneficios de tener un sistema Kardex para llevar un correcto control en el inventario en tu empresa. Puedes aplicarlo para optimizar tus tiempos y costos. Cada vez son más las empresas que se están mudando al sistema Kardex para tener un manejo automatizado, es por ello que en Cuenti te brindamos, el mejor y más completo software para tu empresa o negocio.

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